✦PrivacybeleidUw gegevens,in het kort.

Bovis-Grafica is een studentenclub uit Antwerpen. Wij beheren deze website en beslissen wat erop komt. In de privacywetgeving heet dat de verwerkingsverantwoordelijke: de partij die bepaalt waarom en hoe persoonsgegevens worden verwerkt.

Bovis-Grafica is een feitelijke vereniging. Dat betekent dat de club geen eigen rechtspersoonlijkheid heeft: zij bestaat juridisch niet los van haar leden. De leden van het praesidium treden daarom gezamenlijk op als verwerkingsverantwoordelijke voor deze website.

• Vereniging: Bovis-Grafica, feitelijke vereniging naar Belgisch recht
• Postadres: Melkmarkt 9, 2000 Antwerpen
• Algemene vragen: info@bovis-grafica.be
• Privacyvragen: privacy@bovis-grafica.be

Binnen het praesidium is één persoon aangeduid als aanspreekpunt voor privacyvragen. U hoeft niet te weten wie dat is: alles wat u naar privacy@bovis-grafica.be stuurt, komt bij die persoon terecht en wordt daar opgevolgd.

Wat wij niet doen

Deze website is een etalage, geen platform. U kunt hier lezen en kijken, maar er is nergens een plek waar u gegevens kunt achterlaten. Concreet:

• er zijn geen accounts, geen registratie en geen aanmelding;
• er is geen contactformulier, geen nieuwsbrief en geen enquête;
• er zijn geen betalingen, geen webshop en geen inschrijvingen;
• er zijn geen cookies, geen trackers en geen bezoekersstatistieken;
• wij verkopen niets door en doen niet aan gerichte reclame.

Wat wij wel verwerken

• Technische gegevens over uw bezoek. Onze webserver houdt per aanvraag bij welke pagina werd opgevraagd, wanneer, met welke statuscode en hoe lang het antwoord duurde. Die regels bevatten uw IP-adres niet.
• Uw IP-adres, tijdelijk en in het werkgeheugen. Om de site te beschermen tegen overbelasting tellen wij hoeveel aanvragen er per IP-adres binnenkomen binnen een venster van vijftien minuten. Dat adres wordt niet naar een bestand of een databank weggeschreven en verdwijnt wanneer het venster afloopt.
• Logbestanden van onze hostingpartner. Op het niveau van de infrastructuur kunnen technische logbestanden met IP-adressen worden bijgehouden voor de werking en de beveiliging van de servers. Wij gebruiken die niet om bezoekers te volgen of te herkennen.
• Foto's van onze activiteiten en gegevens van praesidiumleden. Daarover gaat het volgende hoofdstuk.
• Wat u ons zelf stuurt. Mailt u ons via een van de adressen op deze site, dan verwerken wij uw e-mailadres en de inhoud van uw bericht om u te kunnen antwoorden.

De privacywetgeving (AVG) laat ons alleen gegevens verwerken als daar een geldige rechtsgrond voor bestaat. Artikel 6 van de AVG somt die grondslagen op. Per doel is dat bij ons het volgende.

• De website tonen, beschikbaar en veilig houden. Rechtsgrond: gerechtvaardigd belang (artikel 6.1.f AVG). Wij hebben er belang bij dat onze site werkt en niet onderuitgaat door misbruik. De verwerking blijft minimaal en heeft verder geen gevolgen voor u.
• Foto's van onze activiteiten publiceren. Rechtsgrond: gerechtvaardigd belang (artikel 6.1.f AVG), namelijk het documenteren en bekendmaken van de werking van de club. U kunt hiertegen bezwaar maken.
• Het praesidium voorstellen. Rechtsgrond: toestemming (artikel 6.1.a AVG) van elk praesidiumlid afzonderlijk. Die toestemming kan op elk moment worden ingetrokken.
• Uw e-mail beantwoorden. Rechtsgrond: gerechtvaardigd belang (artikel 6.1.f AVG). Wie ons schrijft, verwacht een antwoord.

Op onze activiteiten worden foto's gemaakt: cantussen, feesten, sportdagen, de doop, de kroegentocht. Een selectie daarvan komt op deze website terecht.

Waarom wij foto's mogen publiceren

Wij publiceren dit beeldmateriaal op basis van ons gerechtvaardigd belang (artikel 6.1.f AVG): een studentenclub die haar werking wil tonen aan geïnteresseerde studenten, ouders en sponsors, heeft daar beeld voor nodig. Wij vragen niet op voorhand aan elke aanwezige toestemming, en wij noemen dit dus ook geen toestemming. In ruil daarvoor maken wij het zo eenvoudig mogelijk om er iets tegen te doen.

Bezwaar maken

Staat u op een foto en wilt u die niet op onze site? Eén e-mail naar privacy@bovis-grafica.be volstaat, met een omschrijving van de foto of de link naar de pagina. U hoeft geen reden op te geven — dat is uw recht van bezwaar (artikel 21 AVG). Wij halen de foto weg binnen 14 dagen na uw verzoek.

Een foto die van de site verdwijnt, kan nog korte tijd zichtbaar blijven in de cache van uw browser, van ons contentnetwerk of van een zoekmachine. Daar hebben wij geen rechtstreekse controle over, maar die kopieën verlopen vanzelf.

Portretrecht is een apart recht

Naast de AVG bestaat in België het portretrecht. Dat is een afzonderlijk recht op uw eigen afbeelding en het staat los van de privacywetgeving. Kort gezegd: voor een herkenbaar portret van één persoon — een foto die duidelijk over die persoon gaat — is uw toestemming nodig. Voor een sfeer- of groepsbeeld van een evenement, waar u samen met anderen in beeld staat, wordt die regel soepeler toegepast. Vraagt u ons een foto te verwijderen, dan doen wij dat hoe dan ook, welke van de twee regels ook speelt.

Minderjarigen op foto's

Staat er een herkenbare minderjarige op een foto, dan is de toestemming van een ouder of voogd nodig. Een ouder of voogd kan ons altijd vragen zo'n foto weg te halen via privacy@bovis-grafica.be. Wij doen dat zonder discussie.

Gegevens van praesidiumleden

Op de pagina Praesidium stellen wij de huidige ploeg voor. Per lid tonen wij, voor zover ingevuld: voornaam en naam, functie, portretfoto, bijnaam, leeftijd, studierichting, e-mailadres, hobby's, een citaat en een korte beschrijving.

Dat gebeurt op basis van de toestemming van het lid zelf (artikel 6.1.a AVG). Elk praesidiumlid kan die toestemming op elk moment intrekken via privacy@bovis-grafica.be, waarna wij zijn of haar gegevens van de site halen. Het intrekken heeft geen gevolgen voor wat daarvóór al gepubliceerd was.

Wanneer een praesidium wordt gearchiveerd, verwijderen wij de portretfoto’s. In het archief blijven enkel naam, functie en academiejaar staan, als deel van de geschiedenis van de club.

Deze website plaatst geen cookies. Er is dus ook geen cookiebanner: die zou niets te vragen hebben.

• geen analytische cookies of bezoekersstatistieken — wij gebruiken geen Google Analytics, Umami of iets vergelijkbaars;
• geen advertentiepixels en geen trackers van derden;
• niets in de lokale opslag van uw browser (localStorage of sessionStorage);
• geen sociale-mediaknoppen en geen ingesloten inhoud, dus geen Instagram-, YouTube- of Google Maps-vensters in onze pagina’s;
• geen lettertypes of scripts die van een externe server worden opgehaald — alles wat de site nodig heeft, staat op onze eigen servers.

De verwijzingen naar onze Facebook- en Instagram-pagina’s zijn gewone links. Er gaat pas iets naar die platformen op het moment dat u zelf klikt.

Uw browser bewaart uiteraard wel de bestanden van de site zelf — pagina’s, afbeeldingen, lettertypes — in zijn eigen cache. Dat is de normale werking van het web; wij kunnen die gegevens niet uitlezen.

Wij verkopen geen gegevens en geven niets door voor reclamedoeleinden. Er zijn maar enkele partijen betrokken.

Hosting

Deze website draait bij Amazon Web Services (AWS). AWS treedt op als verwerker: zij verwerken gegevens uitsluitend in onze opdracht en volgens onze instructies, en houden daarnaast technische logbestanden bij voor de werking en de beveiliging van de infrastructuur.

Sociale media

Met onze leden communiceren wij ook via WhatsApp en Instagram. Die kanalen staan los van deze website. Wat u daar deelt, wordt verwerkt door de platformen zelf — zij zijn daarvoor een eigen verwerkingsverantwoordelijke, met een eigen privacybeleid. Wij hebben geen zicht op en geen controle over wat zij met uw gegevens doen.

• Privacybeleid van WhatsApp
• Privacybeleid van Meta, dat ook voor Instagram geldt

Overheid

Als de wet ons daartoe verplicht, bijvoorbeeld op grond van een gerechtelijk bevel, kunnen wij gegevens moeten bezorgen aan een bevoegde overheid.

De toekomstige ledenapplicatie

Bovis-Grafica werkt aan een apart ledenplatform. Dat platform staat los van deze website en krijgt zijn eigen privacybeleid. Zolang het niet beschikbaar is, verwerkt deze site er niets voor.

Onze website en de bijhorende gegevens staan bij AWS in de regio eu-central-1 (Frankfurt, Duitsland). Dat ligt binnen de Europese Economische Ruimte (EER).

Om de site snel te houden, wordt de inhoud daarnaast verspreid via een contentleveringsnetwerk (CDN). Zo’n netwerk heeft servers over de hele wereld en levert pagina’s en afbeeldingen af vanaf de locatie die het dichtst bij u ligt. Bevindt u zich buiten de EER, dan kan uw aanvraag daar dus ook worden afgehandeld.

Wat via dat netwerk passeert, is de openbare inhoud van deze site — pagina’s en afbeeldingen die voor iedereen zichtbaar zijn — samen met de technische gegevens die elke webaanvraag nu eenmaal meedraagt, zoals uw IP-adres. Voor doorgiften buiten de EER past AWS de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie toe, als onderdeel van de verwerkersovereenkomst die deel uitmaakt van haar dienstvoorwaarden.

Wij houden gegevens niet langer bij dan nodig voor het doel waarvoor wij ze verwerken.

• Technische logbestanden van de webserver:

  1 jaar

• IP-adressen voor de beveiliging tegen misbruik: maximaal vijftien minuten, en enkel in het werkgeheugen van de server.
• Foto's van activiteiten: zolang zij de werking van de club illustreren, of tot u ons vraagt ze te verwijderen.
• Gegevens van praesidiumleden: zolang het lid in functie is. Bij archivering verdwijnt de portretfoto; naam, functie en academiejaar blijven bewaard als historisch gegeven van de club.
• E-mails die u ons stuurt:

  Indien de correspondentie een lopende vraag betreft, bewaren wij de e-mail tot de vraag is afgehandeld. Daarna verwijderen wij de e-mail, tenzij er een reden is om hem langer te bewaren, bijvoorbeeld als bewijsstuk bij een geschil.

De AVG geeft u een aantal rechten over uw eigen gegevens. Die gelden ook tegenover ons, hoe klein onze verwerking ook is.

• Inzage (artikel 15). U mag vragen welke gegevens wij van u verwerken en er een kopie van krijgen.
• Rechtzetting (artikel 16). Klopt er iets niet, dan verbeteren of vervolledigen wij het.
• Wissing (artikel 17). U mag vragen om uw gegevens te verwijderen, bijvoorbeeld een foto waarop u staat.
• Beperking (artikel 18). U mag vragen de verwerking tijdelijk stil te leggen, bijvoorbeeld terwijl wij uw bezwaar onderzoeken.
• Bezwaar (artikel 21). Verwerken wij gegevens op basis van ons gerechtvaardigd belang — zoals bij foto's — dan mag u zich daartegen verzetten.
• Overdraagbaarheid (artikel 20). Dit recht geldt voor gegevens die u zelf hebt aangeleverd en die wij verwerken op basis van toestemming of een overeenkomst. Op deze website is dat zelden aan de orde, maar het recht bestaat en wij vermelden het volledigheidshalve.
• Toestemming intrekken. Waar wij op toestemming werken, mag u die op elk moment intrekken, zonder dat dit iets afdoet aan wat daarvóór gebeurde.

Hoe oefent u ze uit

Stuur een e-mail naar privacy@bovis-grafica.be en schrijf erbij wat u wenst. Wij antwoorden binnen één maand (artikel 12.3 AVG). Is uw vraag uitzonderlijk complex, dan mogen wij die termijn met twee maanden verlengen; wij laten u dat dan binnen de eerste maand weten. Het uitoefenen van uw rechten is gratis.

Alleen bij redelijke twijfel over uw identiteit vragen wij een bevestiging, en dan niet meer dan nodig. Stuur ons nooit een kopie van uw identiteitskaart met alle gegevens zichtbaar.

Bent u niet tevreden over hoe wij met uw gegevens of met uw verzoek omgaan, dan hebt u het recht een klacht in te dienen bij de Belgische toezichthouder. Wij horen het uiteraard graag eerst zelf, maar u bent daartoe niet verplicht.

• Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA)
• Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
• Telefoon: +32 (0)2 274 48 00
• E-mail: contact@apd-gba.be
• Website van de Gegevensbeschermingsautoriteit

U kunt zich daarnaast altijd rechtstreeks tot de rechtbank wenden.

Wij nemen redelijke technische en organisatorische maatregelen om deze site en de gegevens erin te beschermen.

• al het verkeer verloopt versleuteld via HTTPS, en browsers worden verplicht die beveiligde verbinding te blijven gebruiken;
• strikte contentbeveiligingsregels verhinderen dat vreemde scripts op onze pagina’s kunnen draaien;
• een snelheidsbegrenzer beschermt de site tegen geautomatiseerd misbruik;
• op deze website staat geen ledendatabank, er staan geen wachtwoorden en er staan geen betaalgegevens;
• enkel praesidiumleden die het nodig hebben, kunnen aan het beheer van de inhoud.

Geen enkele technische maatregel biedt absolute zekerheid. Merkt u een beveiligingsprobleem op, laat het ons dan weten via privacy@bovis-grafica.be. Wij zijn u daar dankbaar voor en pakken het aan.

Verandert er iets aan deze website of aan de manier waarop wij met gegevens omgaan, dan passen wij dit beleid aan. De datum bovenaan deze pagina geeft aan wanneer dat laatst gebeurde. Bij een ingrijpende wijziging laten wij dat ook weten via onze gewone kanalen.

Hebt u een vraag over dit beleid, of wilt u een van uw rechten uitoefenen?

• Privacyvragen: privacy@bovis-grafica.be
• Algemene vragen: info@bovis-grafica.be
• Post: Bovis-Grafica, Melkmarkt 9, 2000 Antwerpen

Voor de regels over het gebruik van deze website verwijzen wij u naar onze gebruiksvoorwaarden.